През последните години счетоводството се утвърди, като изключително търсена и предпочитана от младите хора икономическа специалност, с възможност за бърза реализация и атрактивно възнаграждение. Въпреки това нуждите на бизнеса от добре подготвени счетоводни специалисти все още надхвърлят предлагането. Всеки мениджър и предприемач предпочита да работи с доказали се на пазара имена или по-възможност да подбира партньорите си на база лични препоръки, на които има доверие. За съжаление този тип подбор на партньори силно стеснява кръга от възможности за избор на цени и условия на работа. Ето и по-важните особености, на които собствениците на бизнес и техните асистенти трябва да обърнат внимание при избора на партньорство със Специализирано Счетоводно Предприятие (ССП):

1. Със старта на търговския регистър от 01.01.2008 г. се даде възможност за безплатен публичен достъп до фирмените данни и отчети. Срокът за пререгистрация на фирмите към Търговския регистър е до края на 2010 г. Към днешна дата повечето икономически активни предприятия, вече са се вписали към регистъра. На адрес www.brra.bg, раздел справки може да проверите бъдещия си доставчик, като сайтът дава възможност за търсене по физическо лице (т.е име на собственика, управителя) или по юридическо лице (име на компанията или ЕИК). На първо място, може да сверите информацията, която сте получили при първоначалното представяне на компанията – най-вече дали лицата, които се представят за собственици или управители наистина са носители на тези правомощия към настоящия момент. Също така от публичната информация в Търговския регистър, можете да проверите кой е упълномощен да управлява и представлява дружеството. Възможно е съдружник или служител, с когото водите предварителни разговори, да не е упълномощен да преговаря от името на дружеството. В практиката ССП са по известни като Счетоводни къщи. Съгласно разпоредбите на Закона за счетоводството, едно от необходимите условия, за да може едно дружество да се нарече ССП, то трябва да е вписало в предмета си на дейност „организиране на счетоводно отчитане и съставяне на финансови отчети”. Не са редки случаите, когато поради непълна заетост на счетоводния им отдел, фирми с друг основен предмет на дейност се изкушаватда предлагат счетоводни услуги с цел допълнителен доход.

2. След като сте проверили, че вашият потенциален доставчик на счетоводни услуги ви е представил коректни данни, следва да проверите, правоспособността на лицата, които ще отговарят за организацията на счетоводната дейност в предприятието и ще съставят Годишните Финансови Отчети (ГФО). За да бъде едно лице съставител на ГФО, то трябва да отговаря на определени изисквания за задължителна минимална степен на завършено образование и съответстващ към него професионален стаж. За съжаление в България няма официален регистър на „правоспособните” счетоводители. Своеобразният самоконтрол, на който законодателят разчита, често поставя под съмнение квалификацията и способността за израстване на целия бранш. В българските офиси много рядко могат да се видят закачени в рамка на стената дипломите от завършена степен на висше образование. Дали от криворазбрана излишна скромност или от комплекс за малоценност от придобитото образование!? При провеждането на предварителните разговори се поинтересувайте от придобитата образователна и квалификационна степен на хората, на чиято компетенция поверявате финансовите отчети на компанията си. Един сигурен в способностите си специалист не би се обидил и притеснил от подобен въпрос.

3. Договорът за счетоводно обслужване е от изключителна важност при регламентирането на отношенията между предприемача и ССП. На първо място стандартният договор за счетоводно обслужване трябва да е съставен в съответствие собщите изисквания на Закона за задълженията и договорите и включва обособени части, като предмет на договора, цени на услугата, срокове за плащане, продължителност на действие, права и задължения на страните, неустойки при неизпълнение. В общия случай ССП има изготвен предварителен типов договор, с който работи и го предлага на бъдещия клиент. Обърнете внимание доколко детайлно са описани Задължения на Изпълнителя - пред кои институции и с какви функции ще ви представлява, какви справки и с каква периодичност ще са те. Не на последно място проверете на какви неустойки имате право и какви отговорности при неизпълнение ще покрива вашият доставчик. Стандартна и справедлива клауза за ССП е да покрива при неизпълнение на неговите задължения - наложени глоби и лихви от съответните държавни институции, пред които ви представлява. Не по-малко съществен е и въпросът с цената на предоставяната услуга. За разлика от адвокати, проектанти, които имат нормативно регламентирани минимални цени за услугите си, счетоводителите все още са извън подобна регулация. Липсата на подобен „ценоразпис” произлиза и от липсата на официален регистър „правоспособните” счетоводители. По тези въпроси многократно са провокирани дискусии в гилдията, но липсата на резултат последните 20 години само може да ни накара да сведем засрамено глави. Естествено това изключително много затруднява и мениджърите, които трябва да определят предварително какви средства да заделят при планирането на бюджетите. Повечето оферти за пълно счетоводно обслужване са базирани на обема на документите, които ще се обработват (брой фактури, банкови сметки, служители) и на нуждата от регулярни справки, които ще се съставят (справки декларации по ЗДДС, годишни финансови отчети и др. управленски отчети, които не са нормативно изискуеми). Разбира се обемът на документооборота не е единственият критерий за формиране на крайна цена за клиент – спецификата на дейността и размерът на сделките също е определящ, тъй като на база стойността на реализирани приходи и разходи се определя и размерът на отговорността на счетоводителя. Затова при провеждането на предварителните разговори е от изключителна важност да не се премълчават обстоятелства около дейността на предприятието, очакваните инвестиции и финансови резултати. Често срещан проблем при работата с клиенти се явява и моментът на предоговаряне на цените, в следствие промяна на общите икономически условия. Добре е да обсъдите развитието на вашето партньорство и в перспектива и да се поинтересувате кои показатели вашият доставчик взима предвид при оценка на макроикономическите условия. Добре е да се поинтересувате и от общите условия на работа на ССП, тъй като в същността си това е форма на дистанционна счетoводна отчетност и от такава гледна точка, ефективната комуникация е много важна. Фактори, на които да обърнете внимание са: работно време, начини за приемане и предаване на документи, справки, срок за обработка на информация и съставяне на отчети. Не винаги в договорът тези неща са описани детайлно, но не рядко именно тяхното недоуточняване поражда редица неприятни недоразумения.

4. Не на последно място бих искала да обърна внимание на мениджърите и предприемачите върху един често пренебрегван въпрос – съхранението на счетоводната документация (воденето на архив). Счетоводната документация най-общо се дели натри вида – първична, вторична и регистър. Първичната счетоводна документация включва всички документи, които документират за първи път дадена стопанска операция (приходни/ разходни фактури, стокови разписки, банкови бордера и др.). Към Вторичните счетоводни документимогат да се отнесат, документи, които са носители на преобразувана от първичните документи информация (мемориални ордери, оборотни ведомости и т.н.). Регистрите, както подсказва и името са носители на хронологично систематизирана информация за стопански операции от първични и/или вторични счетоводни документи. В Закона за счетоводството има определени срокове на задължително съхранение на счетоводната документация. Трябва да се има предвид, че загубването или унищожаването могат да създадат сериозни проблеми, а възстановяването понякога да се окаже невъзможно. Важно е вашият счетоводител да има добре разработен правилник за документооборота, включващ предвидените мерки за съхранение на архива.

Карина Симова, управляващ партньор на счетоводна и консултантска къща „Бизнес лоджик” ООД